Vinkit kokoushuoneen sisustamiseen

On kyseessä sitten uutta ilmettä kaipaava konferenssihuone tai uuden toimiston tyhjä kokoushuone, kannattaa huoneen sisustussuunnitelmaan käyttää hieman aikaa. Huolellisen suunnittelun, värivalintojen, kalustehankintojen ja yksityiskohtien avulla kokoushuoneesta saa toimivan tilanteessa kuin tilanteessa. Tässä artikkelissa kerromme neuvot ja vinkit, miten sisustaa kokoushuone viihtyisäksi ja inspiroivaksi keskusteluhuoneeksi.

Neuvotteluhuoneen sisustaminen – Ota nämä asiat huomioon:

Neuvotteluhuone on yksi tärkeimmistä huoneista missä tahansa työympäristössä. Kokoushuoneessa ideoidaan, neuvotellaan ja koulutetaan. Se on paikka, jonka kätköihin omat työntekijät vetäytyvät keskustelemaan tärkeistä asioista, ja joka toimii tärkeänä asiakastilana ulkopuolisten vieraiden ja yhteistyökumppanien saapuessa vierailemaan. Kun kokoushuoneen ilmettä lähdetään suunnittelemaan on hyvä huomioida huoneen tekniset vaatimukset, akustiikka, valaistus sekä yleinen tunnelma ja värimaailma.

Kokoushuoneen värimaailma

Värit vaikuttavat merkittävästi huoneen yleiseen tunnelmaan. Sisustusta suunniteltaessa värivalinnat on hyvä laittaa kuntoon ensimmäisenä. Värien valinta voi olla hankalaa, sillä kokoushuoneen ilmeen tulisi kestää aikaa, joten trendikkäät värit eivät välttämättä ole käytännöllisin vaihtoehto. Värikkyyttä kuitenkin on hyvä olla, sillä ne piristävät ja vaikuttavat monella tavalla mielialaan. Neutraalit, kliiniset värit ovat hyvä elementti suurissa pinnoissa kuten seinissä, lattiassa ja katossa, mutta väriä on hyvä tuoda kalustevalintojen, taulujen ja tekstiilien mukana.

Värimaailman suunnittelussa on hyvä lähteä liikkeelle huoneen käyttötarkoituksesta ja siitä, millaista tunnelmaa sinne toivotaan. Onko tila rauhallinen, keskittymistä vaativa kokoustila vai energisoiva ja pirteä ideointihuone? Esimerkiksi sinisen ja vihreän sävyt rauhoittavat ja lievittävät stressiä, kun taas keltaiset ja punaiset sävyt lisäävät energiaa. Värivalinnoissa kannattaa ottaa huomioon myös yrityksen brändi ja miten kokoushuoneen värit voivat vahvistaa yrityksen olemassa olevaa värimaailmaa. Kannattaa myös miettiä, miten vastavärejä ja tehostevärejä voidaan hyödyntää tilassa.

Valaistus

Värivalintojen yhteydessä on hyvä huomioida myös tilan valaisinratkaisut ja miten ne tukevat haluttua tunnelmaa. Onko toiveena tehokas valaistus vai pehmeämpi tunnelmavalaistus? Modernit valaisimet on usein myös säädettävissä himmentimen avulla tilanteen ja tunnelmaan mukaan sekä erilaisilla valaisinratkaisulla on helppo täydentää valontarvetta. Yleisvalaistus syntyy yleensä kiinteillä katto- ja seinävalaisimilla, joita on helppo täydentää siirrettävien lattia- ja pöytävalaisimien avulla.

Kokoushuoneen akustiikka

Akustiikka on myös tärkeä osa-alue kokoushuoneen sisustamisessa. Akustiikkaa voidaan parantaa paitsi akustisilla kattopaneeleilla, myös tekstiileillä, kuten matoilla ja verhoilla. Kalustevalinnoissa kannattaa puolestaan suosia tekstiiliverhoiltuja kokoustuoleja, jotka vaimentavat neuvotteluhuoneen ääniä, mutta ovat myös mukavampia pitkäkestoisessa istumisessa. Akstiikkapaneelit, sisustustekstiilit ja tekstiiverhoillut kalusteet imevät ääniä, jolloin ääni ei ole epämiellyttävän kova.

Neuvotteluhuoneen tekniset laitteet

Modernin konferenssihuoneen olennainen varustus on toimiva videoneuvottelulaitteisto. Etenkin etätyöskentelyn yleistyessä kokoukseen osallistuu henkilöitä eri lokaatioista, jolloin videon- ja äänenlaatu ovat merkittävässä osassa. Kaikissa kokoushuoneissa on hyvä olla joko kiinteästi asennetut videon- ja äänentoistolaitteet tai vaihtoehtoisesti siirrettävät videoneuvottelulaitteet.

Sisustuksen kannalta on hyvä pohtia neuvotteluvälineiden sijoittaminen kokoushuoneessa. Onko laitteet sijoitettu niin, että niihin on helppo päästä käsiksi, ja ettei niiden johtoihin voi kompastua. Mikäli kokoukseen osallistujilla on omat laitteet ja johdot mukana, ne kannattaa sijoittaa niin, ettei johdot sotkeudu lattialla tai pöydän alla. Esimerkiksi neuvottelupöytä, jossa on sähköpistorasia keskellä pöytää, helpottaa johtokaaosta huomattavasti.

6 askelta toimivaan kokoushuoneeseen:

1. Tarvekartoitus ja suunnitelma

Toimivan kokoushuoneen suunnittelu lähtee liikkeelle tarvekartoituksesta. Ennen lopullisen suunnitelman laatimista, on hyvä osallistaa työntekijät mukaan kysymällä heidän toiveistaan ja tarpeistaan. Kun työntekijöillä on mahdollisuus vaikuttaa yhteisten tilojen sisustusratkaisuihin, he kokevat, että heidän ajatuksensa on otettu huomioon, mikä lisää tyytyväisyyttä ja sitoutuneisuutta työnantajaa kohtaan. Tarveanalyysissa tulee ottaa huomioon huoneen käyttötarkoitus – minkälaisiin kokouksiin huonetta tullaan käyttämään? Videoneuvottelut, workshopit ja koulutustilaisuudet ovat luonteeltaan erilaisia, mikä kannattaa huomioida tilan suunnittelussa. Sen jälkeen tarveanalyysissä voidaan pureutua syvemmälle miettimällä istumapaikkojen määrä, tekniset tarpeet ja kalustehankinnat.

2. Yhtenäistä toimiston muun sisustuksen kanssa

Neuvotteluhuoneen sisustusvalinnoissa kannattaa ottaa huomioon toimiston muu, mahdollisesti jo olemassa oleva sisustus ja tunnelma. Muualla toimistossa käytetyt elementit ja värit kannattaa hyödyntää myös kokoushuoneessa, oli kyseessä sitten viherkasvit, yhtenäiset verhot tai samanhenkiset taulut seinillä. Kokoushuoneen ei kuitenkaan tarvitse olla täysin samanlainen kuin muu toimistoympäristö, eikä useiden kokoushuoneiden tarvitse olla toistensa kopioita. Pienillä yksityiskohdilla ja värivalinnoilla tunnelma saadaan yhtenäiseksi ilman, että sisustus on liian monotoninen.

3. Tee kokoushuoneesta yrityksen käyntikortti

Kokoushuone on yleensä tila, jossa työntekijöiden lisäksi vietetään aikaa potentiaalisten työntekijöiden kanssa haastattelun muodossa, yhteistyökumppaneiden kanssa neuvoteltaessa ja asiakassuhteita luodessa. Neuvotteluhuone antaa yleensä siis vahvan ensivaikutelman vieraille, minkä takia persoonallisen ja mielenkiintoisen tilan luomiseen kannattaa käyttää aikaa. Laadukkaat kalusteet, hyvin toimiva tekniikka ja pienet sisustukselliset yksityiskohdat viimeistelevät huoneen ilmeen ja antavat ensiluokkaisen vaikutelman koko yrityksestä. Yrityksen sanomaa, tuotteita ja arvoja voidaan sopivissa määrin tuoda esille sisustuksen kautta.

4. Valitse toimivat kokoushuoneen kalusteet

Korkealaatuiset kalusteet neuvotteluhuoneessa ovat keskeisessä asemassa toimivan tilan luomiseksi. Sopivan kokoinen neuvottelupöytä, joka on mitoitettu suhteessa huoneen kokoon nähden tarjoaa riittävästi pöytätilaa kaikille kokoukseen osallistujille. Mukavat, verhoillut kokoustuolit ovat tyylikkäät ja mahdollistavat käyttäjäystävällisen istuma-asennon pitkäkestoisiinkin kokouksiin. Pinottavat tuolit puolestaan tarjoavat väliaikaisesti istumapaikan useammallekin osallistujalle, mutta ovat helppo säilyttää huoneen nurkassa. Kokoushuoneessa on hyvä olla myös valkotaulu tai moderni lasikirjoitustaulu, jolle muistiinpanot ja ideat on helppo kirjoittaa ylös.

5. Ota huomioon tulevaisuuden tarpeet

Työn luonne, teknologian kehittyminen ja innovatiiviset kalusteratkaisut ovat jatkuvassa muutoksessa ja sen takia onkin tärkeää, että toimiston sisustuksessa ja varusteissa otetaan huomioon työympäristön muuttuvat tarpeet ja uudet mahdollisuudet. Tulevaisuuden ennustaminen on hankalaa, mutta helposti muunneltava työympäristö mahdollistaa pienet muutostyöt helposti ja vähäisellä vaivalla. Esimerkiksi kiinteiden ja raskaiden kalusteiden sijaan kannattaa hankkia helposti siirreltävät säilytysratkaisut ja kokouskalusteet. Korkealaatuiset kokouskalusteet takaavat myös sen, että kalusteiden pinta ja muut materiaalit kestävät käytössä pitkään, eikä niitä tarvitse uusia vuosittain.

6. Viimeistele tunnelma

Kun konferenssihuoneen kalusteet ja tekniikka on kunnossa, on hyvä antaa huoneelle viimeinen silaus erilaisten sisustustarvikkeiden avulla. Inspiroivat taulut seinillä, näyttävät jalkalamput ja vihreyttä tuovat viherkasvit ovat erinomainen keino tuoda huoneeseen väriä ja mielekkyyttä. Yksityiskohdissa ei myöskään kannata unohtaa käytännöllisyyttä ja esimerkiksi jäteastia huoneen nurkassa voi auttaa pitämään huoneen siistinä. Erilaiset kokoushuoneen pöytävaunut ovat myös hyvä lisävaruste, jonka avulla huoneeseen on helppo kuljettaa esimerkiksi kahvitarjoilu vieraille.